Professionelles E-Mail-Management

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E-Mail-Management als Erfolgsfaktor

Wer kennt das nicht aus eigener Erfahrung: Der Posteingang läuft über und im Minutentakt kommen neue Nachrichten hinzu. Nach längerer Abwesenheit hat man die Masse der eingegangenen Informationen kaum noch im Griff.

Wie arbeitet man sie ab? Wie archiviert man sinnvoll? Was sollte man ausdrucken und was darf man guten Gewissens löschen? Gibt es Methoden, mit denen man vorbeugen kann? Fragen, die sich viele Anwender heute stellen. All diese Themen lassen sich unter dem Begriff E-Mail-Management zusammen fassen.

Übervolle Posteingänge oder eine unzulängliche Ablageorganisation sind typische äußere Anzeichen dafür, dass die User in diesem Bereich Defizite haben:

Umgang mit Groupware
Die Auswirkungen des Mediums E-Mail auf die Qualifikation an den
einzelnen Arbeitsplätzen wurde in den Firmen häufig unterschätzt. Den Mitarbeitern wurde – wenn überhaupt – die Funktionalität von Outlook,
Lotus Notes oder GroupWise erläutert. Doch häufig fehlen in der Praxis sogar diese Kenntnisse, so dass die Anwender z. B. nicht in der Lage
sind, ihre Mails auf Wiedervorlage zu legen.

Strukturieren von Information
Ein Problem, das beim E-Mail-Management immer wieder auftritt, ist
das Fehlen einer geeigneten Ablagestruktur für die elektronischen Nachrichten. Beim genaueren Hinsehen ist oft festzustellen, dass auch
für die anderen Daten wie Word-, Excel- oder PDF-Dateien keine
durchdachte Organisationsstruktur vorliegt. Gleiches gilt meistens auch
für das Organisieren und Ordnen von Papier und Akten.

Arbeitsstrukturen für das Tagesgeschäft
Viele E-Mail-Anwender haben einen übervollen Posteingang. Neben methodischem Wissen fehlt häufig auch die richtige Organisation, um
im Tagesgeschäft den Überblick zu bewahren.

Eine besondere Herausforderung ist dies für Assistenzkräfte, die Zugriff
auf das Email Postfach ihres Chefs haben: Welche Organisation ist notwendig, damit die Führungskraft nach ihrer Rückkehr an den
Arbeitsplatz die wichtigsten E-Mails im Blick hat?

Was E-Mail-Management mit Kommunikationskultur zu tun hat
Sind ausgehende Mails vom Inhalt her diffus, so werden die Antwort-Mails
ähnlich schwer zu verstehen und einzuordnen sein. Gutes Kommunikationsverhalten – Strukturieren von Texten und präzise Ausdrucksweise – ist somit eine Voraussetzung für effiziente Weiterbearbeitung von E-Mails.

Je klarer und eindeutiger miteinander kommuniziert wird, umso besser lassen sich E-Mails managen.

Mehr hierzu hören Sie auf unseren Seminaren und Workshops unter

www.moreee.de

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